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Pocas veces tiene uno la posibilidad de juntar trabajo y aficiones, pero en mi caso esta es una de ellas. En esta entrada voy a intentar convencer al personal de las bondades de utilizar recursos on-line para publicar sus listados de monedas, de forma que, en mi opinión, se puede ahorrar bastante tiempo.

Me imagino que muchos de los coleccionistas os hayáis visto en la necesidad de hacer alguna lista de monedas, bien sea por tener un registro de vuestra colección o para mostrar al mundo qué tenéis o qué queréis vender o cambiar. Un técnico diría que para ello lo mejor es hacerse una pequeña base de datos, pero la verdad es que no conozco a nadie que lo haya hecho debido a que necesita un proceso de aprendizaje, que aunque no es demasiado, es bastante más que lo necesario para manejar una hoja de cálculo. Además, aun si tú sabes utilizar una base de datos, es muy probable que muchos de los colegas a quienes quieras mostrar la información no sepan utilizarla adecuadamente. Por eso, y aunque a los más papistas les parezca una aberración, las hojas de cálculo son los documentos más utilizados para hacer listados de monedas.

Así pues, hasta no hace mucho lo que se hacía era coger el archiconocido Microsoft Excel (u OpenOffice para los amantes del software libre y gratuito), rellenar los campos más o menos como queríamos y pasárselo por mail a la gente que pueda interesar. Pero esto tiene una serie de inconvenientes:

– Es muy difícil gestionar y controlar las versiones. Sin duda este es el principal inconveniente. La hoja de cálculo va cambiando en el tiempo (previsiblemente de forma rápida) y no hay una forma eficiente de mantener a mis amigos al corriente de los cambios. Puede ser que uno tenga la versión de hace un mes y me pida información sobre una moneda que ya no tengo.

No hay forma de que mis conocidos sepan si sigo teniendo una moneda sin preguntarme. Esto está relacionado con lo anterior, resulta que como la hoja puede haber cambiado sin que ellos sean notificados, no hay forma de que sepan “al instante” si sigo teniendo algo o no.

Se llenan los buzones de correo de datos innecesarios.

Puede que alguien modifique parte de los datos que le he enviado y luego diga que fui yo quien puso esos datos. En otras palabras, pierdo el control sobre posibles versiones malintencionadas de mis archivos.

No se puede indicar imágenes de forma explícita al no ser que se llenen aún más los buzones.

Todas estas cuestiones se mejoran utilizando recursos on-line para publicar listados de monedas, debido a que la hoja de cálculo (en este caso, aunque podría ser otro tipo de documento) se encuentra alojada en algún servidor remoto e identificada por una URL, de forma que sólo hay que proporcionar la URL para que mis amigos puedan acceder a la última versión del documento. Y lo mejor es que aunque el documento cambie la URL no cambia, de forma que siempre se accede de la misma manera a la última versión. En el fondo es la misma idea a cómo cada vez que se va a https://numismatico.wordpress.com/ se obtiene las últimas noticias (es decir, la “última versión”) publicadas en este blog.

Por ejemplo, yo mismo indico las monedas que tengo en venta en este fichero:

http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0AkEHjDAnE3dsdE8xeHdBUmVZY2MzTmozVkNubl9USVE&hl=en

De forma que cada vez que alguien pincha en esa URL se le dirige a una hoja de cálculo que mantengo actualizada. En mi caso uso Google Docs, que son los más utilizados sin duda, aunque también hay otros como Zoho o Microsoft Office Live. Yo no indico fotos de las monedas, pero para hacerlo sólo habría que subir las fotos a algún sitio (v.g. Picasa, Flickr…) e indicar en la hoja de cálculo su URL.

Ya pero… ¿y qué pasa con la seguridad? pues nada, ya está pensado. Para crear una hoja de cálculo en Google hay que tener una cuenta de Google (ya la tiene casi todo el mundo) y sólo podrá verla y modificarla quien quiera el creador. Se puede permitir que la modifique quien quiera o sólo algunos con permisos especiales, y se puede decir que la vea quien quiera o sólo unos cuantos usuarios. En ese aspecto no es menos seguro que una hoja de cálculo “tradicional”. Lo que sí es cierto es que Google rastreará dicha hoja de cálculo para buscar en ella la información que quiera, y contra eso sólo se puede utilizar mecanismos de criptografía, pero claro, pocos usuarios saben usarlos.

Por cierto, si tenéis una hoja de cálculo en vuestro disco duro, podéis cortar y pegar la información en Google Spreadsheets, de forma que no tenéis que volver a escribir toda la información.


Como no sabía cómo ilustrar la entrada, os dejo uno de los retratos que más me gustan. Se trata de Monet pintado por Degas; pertenece a la colección del Museo de Orsey, pero yo he tenido la suerte de verlo en mi última visita a Madrid en la Fundación Mapfre. Fuente de la imagen

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